Pegertian Rapat dan Jenisnya
Pengertian Rapat adalah suatu pertemuan atau
perundingan yang bertujuan memutuskan suatu permasalahan yang dilakukan dengan musyawarah
untuk mencapai mufakat dalam suatu forum. Forum rapat dibentuk secara formal
maupun non-formal yang menghasilkan keputusan yang seadil mungkin sehingga
menghadirkan solusi yang baik bagi semua peserta rapat.
MACAM MACAM RAPAT
Rapat itu sangat banyak macamnya yang dibedakan dari
berbagai hal dan sudut pandang. Berikut adalah macam-macam rapat:
Macam rapat menurut tujuannya
Rapat menurut tujuannya
mengacu pada apa yang diinginkan sebagai hasil rapat tersebut. Rapat ini
dibedakan menjadi beberapa macam, diantaranya adalah:
- Rapat penjelasan yakni rapat yang ditujukan untuk memberikan penjelasan dan pengarahan kepada peserta rapat.
- Rapat pemecahan yakni rapat yang diadakan untuk membahas suatu permasalahan dan mencari solusi dari masalah tersebut.
- Rapat perundingan yakni rapat yang bertujuan untuk menangani suatu permusuhan atau perselisihan agar ada kesepahaman dan kesepakatan yang menguntungkan bersama.
Macam rapat menurut sifat
Rapat menurut sifatnya adalah rapat yang diadakan
dilihat dari jenis rapat tersebut secara protokoler. Rapat menurut sifatnya
dibagi menjadi beberapa jenis, diantaranya:
- Rapat resmi atau rapat formal
Rapat resmi adalah rapat yang diadakan khusus untuk
membahas sesuatu yang dibilang penting dan dimana dalam rapat tersebut terdapat
aturan-aturan yang mengendalikan jalannya rapat dan setiap peserta sudah
dilengkapi dengan bahan rapat yang disediakan sebelumnya.
- Rapat tidak resmi atau informal
Rapat ini diselenggarakan untuk membahas suatu hal
yang terjadi secara lokal dan tidak direncanakan sebelumnya. Rapat ini tidak
menggunakan aturan-aturan ketat seperti rapat resmi.
- Rapat terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh semua
anggota dalam suatu organisasi atau instansi. Rapat ini mewajibkan semua
anggota untuk datang. Dalam rapat ini tidak dibahas sesuatu yang rahasia, hanya
hal sifatnya umum untuk semua anggota yang hadir.
- Rapat tertutup
Rapat ini diselenggarakan khusus untuk beberapa orang
saja dengan permasalahan yang dibasas adalah permasalahan penting yang sifatnya
rahasia.
TIPE-TIPE
PIMPINAN RAPAT
Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin
sangatlah penting untuk mengendalikan sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas
lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin rapat :
1) Tipe
otoriter
Pemimpin otoriter adalah pemimpin
yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling
mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para
peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil
keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena
bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak yang tidak puas terhadap hasil keputusan
rapat tersebut.
2) Tipe
demokratis
Pemimpin demokratis adalah pemimpin
yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat,
memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya,
berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung
dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan
hasil musyawarah kelompok.
3) Tipe
laizess-faire
Pemimpin laizess-faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan
kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini
bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan
kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.
Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya,
sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang
diharapkan.
TIPE-TIPE
PESERTA RAPAT
Peserta rapat memegang peranan
penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat. Seorang pemimpin rapat
hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga
mudah untuk memimpin rpat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut :
1) Tipe
pemberi informasi
Peserta rapat dengan tipe pemberi
informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas dan ingatan
yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus
berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi
pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang
mempunyai tipe ini.
2) Tipe
pemberi semangat
Peserta rapat dengan tipe pemberi
semangat memiliki kamauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu
menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya
memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa
dan disegani oleh siapa saja.
3) Tipe
inisiatif
Peserta rapat dengan tipe inisiatif
biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau
kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk
menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian, peserta rapat bertipe
inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan dihadapi.
4) Tipe
pemersatu
Peserta rapat dengan tipe pemersatu
akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat
di antara para peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai.
Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh
pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar.
5) Tipe
penyerang
Peserta rapat dengan tipe penyerang
biasanya selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta
lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang
lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang panjang dan dapat menimbulkan
perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat hendaknya
cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru.
6) Tipe
perantara
Peserta rapat dengan tipe perantara
biasanya akan bertindak sebagai perantara atau penjembatani antara
orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas
pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi
jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu
menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan
tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara
lainnya.
7) Tipe
pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar
biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai
pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan
oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan
pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.
Indikator keberhasilan rapat
Secara umum rapat yang berjalan
sesuai dengan harapan jika dalam pelaksanaannya memenuhi syarata yang digunakan
sebagai indikator kesuksesan rapat. Indikator tersebut adalah:
- Adanya keterbukaan dalam rapat
Suasana yang terbuka sangat
diperlukan dalam rapat untuk mencapai tujuan rapat. Pemikiran negatif, saling
mencurigai atau bermusuhan dalam rapat harus dihilangkan, serta membangun
suasana kekeluargaan, kerjasama dan saling memotivasi satu sama lain.
- Absennya monopoli
Semua peserta rapat berhak untuk
mengemukakan pendapat dan peserta lainnya diwajibkan untuk menghargai orang
yang berbicara dalam rapat. Semua peserta perlu untuk diajak berbicara dan
berpartisipasi dalam menggunakan haknya.
- Tingkat aktif dalam rapat
Rapat yang sukses dan hidup adalah
jika peserta semuanya aktif dalam berperan serta memberikan pendapatnya atas
suatu permasalahan yang dibahas. Semua peserta harus mempunyai kemampuan
mendengar, tidak memotong pembicaraan peserta lain. Pendapat yang baik dan
positif hendaknya dilontarkan dalam rapat.
- Pengawasan dan bimbingan dari pemimpin
Peran pimpinan rapat sangat
menentukan arah dan keadaan rapat. Pemimpin rapat hendaknya tidak memihak pada
salah golongan atau perseorangan peserta rapat. Pemimpin rapat harus memberikan
motivasi kepada anggota untuk memberikan pendapat dan menengahi jika terjadi
perselisihan.
- Mengedepankan pendapat dan argumentasi, bukan emosi
Rapat yang baik adalah rapat yang
diwarnai banyak argumentasi dan pendapat. Namun hal itu tidak menjadi baik jika
menjadi perdebatan panjang. Oleh karena itu harus ada yang menengahi supaya
tidak terjadi perpecahan.
- Tepat waktu
Sebaik-baiknya rapat adalah rapat
yang dimulai tepat waktu. Para peserta rapat hendaknya mengikuti apa yang telah
menjadi tata tertib rapat, termasuk masalah waktu. Jika terlambat, baiknya
diberitahukan kepada pimpinan rapat disertai alasan keterlambatannya.
FUNGSI RAPAT
Lima fungsi rapat, yaitu:
1.
Untuk memecahkan masalah.
2.
Untuk menyampaikan informasi.
3.
Sebagai forum demokrasi.
4.
Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat
(karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
5.
Sebagai sarana bernegoisasi.
PERBEDAAN RAPAT
Perbedaan rapat pemecahan masalah dengan rapat perundingan:
1.
Rapat pemecahan masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan
untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
2.
Rapat perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk
merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan
kedua belah pihak.
PERSYARATAN PELAKSANAAN RAPAT
Tujuh persyaratan pelaksanaan rapat
yang baik:
1.
Suasana terbuka
2.
Tidak ada monopoli
3.
Partisipasi aktif dari peserta rapat
4.
Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
5.
Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
6.
Pertanyaan singkat dan jelas
7.
Disiplin waktu
Komentar
Posting Komentar