Pegertian Rapat dan Jenisnya

Pengertian Rapat adalah suatu pertemuan atau perundingan yang bertujuan memutuskan suatu permasalahan yang dilakukan dengan musyawarah untuk mencapai mufakat dalam suatu forum. Forum rapat dibentuk secara formal maupun non-formal yang menghasilkan keputusan yang seadil mungkin sehingga menghadirkan solusi yang baik bagi semua peserta rapat.

MACAM MACAM RAPAT

Rapat itu sangat banyak macamnya yang dibedakan dari berbagai hal dan sudut pandang. Berikut adalah macam-macam rapat:

Macam rapat menurut tujuannya

Rapat menurut tujuannya mengacu pada apa yang diinginkan sebagai hasil rapat tersebut. Rapat ini dibedakan menjadi beberapa macam, diantaranya adalah:

• Rapat penjelasan yakni rapat yang ditujukan untuk memberikan penjelasan dan pengarahan kepada peserta rapat.
• Rapat pemecahan yakni rapat yang diadakan untuk membahas suatu permasalahan dan mencari solusi dari masalah tersebut.
• Rapat perundingan yakni rapat yang bertujuan untuk menangani suatu permusuhan atau perselisihan agar ada kesepahaman dan kesepakatan yang menguntungkan bersama.

Macam rapat menurut sifat

Rapat menurut sifatnya adalah rapat yang diadakan dilihat dari jenis rapat tersebut secara protokoler. Rapat menurut sifatnya dibagi menjadi beberapa jenis, diantaranya:

1. Rapat resmi atau rapat formal

Rapat resmi adalah rapat yang diadakan khusus untuk membahas sesuatu yang dibilang penting dan dimana dalam rapat tersebut terdapat aturan-aturan yang mengendalikan jalannya rapat dan setiap peserta sudah dilengkapi dengan bahan rapat yang disediakan sebelumnya.

2. Rapat tidak resmi atau informal

Rapat ini diselenggarakan untuk membahas suatu hal yang terjadi secara lokal dan tidak direncanakan sebelumnya. Rapat ini tidak menggunakan aturan-aturan ketat seperti rapat resmi.

3. Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh semua anggota dalam suatu organisasi atau instansi. Rapat ini mewajibkan semua anggota untuk datang. Dalam rapat ini tidak dibahas sesuatu yang rahasia, hanya hal sifatnya umum untuk semua anggota yang hadir.

4. Rapat tertutup

Rapat ini diselenggarakan khusus untuk beberapa orang saja dengan permasalahan yang dibasas adalah permasalahan penting yang sifatnya rahasia.

TIPE-TIPE PIMPINAN RAPAT

Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin rapat :

1)   Tipe otoriter

Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak  yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.

2)   Tipe demokratis

Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan hasil musyawarah kelompok.

3)   Tipe laizess-faire

Pemimpin laizess-faire  adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang diharapkan.

TIPE-TIPE PESERTA RAPAT

Peserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat. Seorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga mudah untuk memimpin rpat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut :

 

1)   Tipe pemberi informasi

Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai tipe ini.

 

2)   Tipe pemberi semangat

Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.

3)   Tipe inisiatif

Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan dihadapi.

 

4)   Tipe pemersatu

Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar.

 

5)   Tipe penyerang

Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru.

 

6)   Tipe perantara

Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara lainnya.

 

7)   Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.

Indikator keberhasilan rapat

Secara umum rapat yang berjalan sesuai dengan harapan jika dalam pelaksanaannya memenuhi syarata yang digunakan sebagai indikator kesuksesan rapat. Indikator tersebut adalah:

1. Adanya keterbukaan dalam rapat

Suasana yang terbuka sangat diperlukan dalam rapat untuk mencapai tujuan rapat. Pemikiran negatif, saling mencurigai atau bermusuhan dalam rapat harus dihilangkan, serta membangun suasana kekeluargaan, kerjasama dan saling memotivasi satu sama lain.

2. Absennya monopoli

Semua peserta rapat berhak untuk mengemukakan pendapat dan peserta lainnya diwajibkan untuk menghargai orang yang berbicara dalam rapat. Semua peserta perlu untuk diajak berbicara dan berpartisipasi dalam menggunakan haknya.

3. Tingkat aktif dalam rapat

Rapat yang sukses dan hidup adalah jika peserta semuanya aktif dalam berperan serta memberikan pendapatnya atas suatu permasalahan yang dibahas. Semua peserta harus mempunyai kemampuan mendengar, tidak memotong pembicaraan peserta lain. Pendapat yang baik dan positif hendaknya dilontarkan dalam rapat.

4. Pengawasan dan bimbingan dari pemimpin

Peran pimpinan rapat sangat menentukan arah dan keadaan rapat. Pemimpin rapat hendaknya tidak memihak pada salah golongan atau perseorangan peserta rapat. Pemimpin rapat harus memberikan motivasi kepada anggota untuk memberikan pendapat dan menengahi jika terjadi perselisihan.

5. Mengedepankan pendapat dan argumentasi, bukan emosi

Rapat yang baik adalah rapat yang diwarnai banyak argumentasi dan pendapat. Namun hal itu tidak menjadi baik jika menjadi perdebatan panjang. Oleh karena itu harus ada yang menengahi supaya tidak terjadi perpecahan.

6. Tepat waktu

Sebaik-baiknya rapat adalah rapat yang dimulai tepat waktu. Para peserta rapat hendaknya mengikuti apa yang telah menjadi tata tertib rapat, termasuk masalah waktu. Jika terlambat, baiknya diberitahukan kepada pimpinan rapat disertai alasan keterlambatannya.

FUNGSI RAPAT

Lima fungsi rapat, yaitu:

1.     Untuk memecahkan masalah.

2.     Untuk menyampaikan informasi.

3.     Sebagai forum demokrasi.

4.     Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.

5.     Sebagai sarana bernegoisasi.

PERBEDAAN  RAPAT

Perbedaan rapat pemecahan masalah dengan rapat perundingan:

1.     Rapat pemecahan masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

2.     Rapat perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

PERSYARATAN PELAKSANAAN RAPAT

Tujuh persyaratan pelaksanaan rapat yang baik:

1.   Suasana terbuka

2.   Tidak ada monopoli

3.   Partisipasi aktif dari peserta rapat

4.   Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan

5.   Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

6.   Pertanyaan singkat dan jelas

7.   Disiplin waktu